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Office文档保护 防止偷窥和修改 Office文档保护秘笈

时间:2018-09-11 16:25:09

Office文档保护 防止偷窥和修改 Office文档保护秘笈,这个问题是我们很多人都很困惑的一个问题,Office文档保护是我们非常常用的一个东西,也是我们工作和学习中必不可少的一个数据公式,那么具体我们要怎么做呢?下面就来看看这篇Office文档保护 防止偷窥和修改 Office文档保护秘笈的文章吧!

本文介绍一整套方法让我们编辑出来的Office文档得到有效的保护,避免被人偷窥和修改。

查阅修改文档要密码

使用密码对文档进行保护,是一种最常用的做法。密码保护一共分为两层,即打开权限密码和修改权限密码。

对文档设置密码一共有两个地方可以进行,操作都比较简单。如果该文档是初次保存,那么我们就可以在打开“另存为”窗口设置保存位置和文件名时,单击“另存为”窗口右上角的“工具”按钮,在弹出的菜单中选择“安全措施选项”命令打开“安全性”窗口,在这里我们就可以分别设置“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”,建议大家不要将这两个密码设为同一个内容。

如果文件初次保存时没有设置密码,那么也没关系,我们只要打开“工具”菜单下的“选项”命令,将打开的“选项”窗口切换到“安全性”标签,在这里同样可以设置打开和修改权限密码(图1)。

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如果拥有打开权限密码,那么在打开受保护的文档时,该文档是只读属性,如果对它进行了修改,那么只能换名存盘,不会影响到原文档的内容;如果拥有修改权限密码,那么就表示对文档拥有了完全控制权。

文档内容不能修改

如果觉得每次打开文档时输入密码获得查阅或者修改权限比较麻烦,那么我们可以利用Word 给我们提供的“保护文档”功能,借助该功能就可以限制非法用户对文档格式和内容进行随意修改。

要启动“文档保护”,只要打开该文档,然后单击“工具”菜单,选择其中的“保护文档”,这样就会在当前编辑窗口右侧多出一个“保护文档”编辑区域。

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在该区域一共分为三部分:其中第一部分“格式设置限制”主要是防止非法用户对文档的格式进行修改,对此我们只要选中“限制对选定的样式设置格式”选项,然后单击“设置”按钮,在弹出的“格式设置限制”窗口中设置禁止用户修改的格式类型,例如字体、字号等格式。

第二部分则是“编辑限制”,这可以防止别人随意修改文档的内容,选中“仅允许在文档中进行此类编辑”,然后在下拉菜单中选择用户可以进行的操作,例如“批注”,这样就可以避免别人随意修改文档原来的内容,只能添加或修改批注的内容了。

做好上面两项保护措施后,单击第三部分中的“是,启动强制保护”按钮,这样即会弹出密码设置窗口,设置一个保护密码,这样在没有密码的前提下文档将处于保护状态。如果要对文档进行修改,只要再次打开“工具”菜单,选择“取消文档保护”命令,在弹出的窗口中输入预设的口令即可。

隐藏文档信息

即使我们对文档进行了加密,但是还不能保证文件的隐私性。因为当我们在建立文档时如果先输入文档的内容,然后再保存时,那么就会在文档属性的“摘要”标签中显示一些个人信息。对此,我们只要在资源管理器中打开该文档的属性窗口,切换到“摘要”标签,然后将标题、主题、作者、备注等信息全部删除,或者填写一些无关紧要的内容(图2)。

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此外,我们也可以直接在文档中打开“工具”菜单下的“选项”命令,然后在“安全性”标签中把“隐私选项”下的“保存时从文件属性中删除个人信息”项选中即可。

防止宏病毒破坏文件

为了防止宏病毒对文档造成侵害,我们有必要对宏病毒进行必要的防护。打开“工具”菜单,选择“宏”子菜单中的“安全性”命令,在这里我们就可以为其指定一个安全级别。建议大家使用中、高级,不要使用低级(图3)。

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以上的保护措施,大家可以分开使用也可以组合使用,根据自己的情况,让文档穿上能够保护隐私和安全的“黄金甲”吧。

相信看完这篇文章大家对Office文档保护 防止偷窥和修改 Office文档保护秘笈都有一个大致的了解了,也希望各位在以后的工作中能够顺利的解决这些问题并且能够提高工作效率,帮助大家解决更多的问题,以上就是Office文档保护 防止偷窥和修改 Office文档保护秘笈的文章了,更多文章请关注优词网官网!

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